De 1 de gener de 2026, el sistema de facturació a Espanya està a punt de sotmetre's a una transformació sense precedents. Amb l'entrada en vigor de la Reglamentacions sobre sistemes d'emissió de factures informatitzades (SIF) aprovat per la Reial Decret 1007/2023 i la implementació del sistema VeriFactu, milions de persones autònomes i d'empreses hauran d'adaptar la manera de facturar.
La mesura té com a objectiu enfortir els controls fiscals i posar fi a l'ús de programari de doble finalitat capaç d'ocultar ingressos a les autoritats fiscals.
Aquesta transició planteja una pregunta molt específica per a professionals i petites empreses: Serà encara possible emetre factures amb Excel o Word a partir del 2026? La resposta, segons el Direcció General de Fiscalitat (resolució vinculant V2653-24), no és ni un rotund “sí” ni un rotund “no”, sinó més aviat un Depèn de com s'utilitzi. quin ús es fa d'aquestes eines.
Si s'utilitzen exclusivament de manera manual, com a processadors de textos o fulls de càlcul sense automatització, continuaran sent vàlids. No obstant això, qualsevol funció que impliqui el processament, l'emmagatzematge o la generació automatitzada de dades requerirà el compliment dels requisits tècnics de VeriFactu.
El canvi va més enllà d'una obligació legal. Representa l'últim pas cap a digitalització completa de la facturació a Espanya, en un context on la Factura electrònica B2B També serà obligatori en els propers anys. Per aquest motiu, en lloc de ser una càrrega, les noves normatives es perfilen com una oportunitat per modernitzar els processos, reduir errors i millorar la traçabilitat.
Marc normatiu: la Llei contra el frau i el sistema VeriFactu
El nou marc regulador de la facturació a Espanya es basa en dos pilars legals: el Llei 11/2021 de mesures per prevenir i combatre el frau fiscal —conegut com a Llei contra el frau— i el seu desenvolupament a través del Reial Decret 1007/2023, que aprova el Reglamentacions sobre sistemes d'emissió de factures informatitzades (SIF).
Ambdós reglaments es van introduir amb un objectiu clar: per garantir la integritat, la traçabilitat i la inviolabilitat dels registres de facturació. En termes pràctics, això significa que cada factura s'ha de registrar en un sistema que impedeixi alteracions, supressions o manipulacions posteriors. El missatge de les autoritats fiscals és clar: la comptabilitat digital ha de ser transparent, verificable i traçable de principi a fi.
1. VeriFactu: la pedra angular del nou sistema
El Sistema VeriFactu és l'eina que permet aquest control. És un estàndard tècnic que el programari de facturació — tant públic com privat — ha de complir per ser considerat legal. Els seus requisits principals inclouen:
- Registre de facturació estructurat: Cada factura ha de generar un fitxer XML en un format predefinit.
- Cadena de hash: Cada registre inclourà la signatura digital del registre anterior, creant una seqüència inalterable.
- Diari d'esdeveniments: Qualsevol acció rellevant (creació, cancel·lació, tancament del programa) s'enregistrarà.
- Es requereix codi QR: Us permetrà verificar l'autenticitat de la factura immediatament.
- Inviolabilitat i preservació: Les dades s'han de conservar intactes durant un període mínim de 4 a 6 anys.
Essencialment, VeriFactu converteix cada factura en un document fiscal traçable, signat digitalment, i evita qualsevol manipulació posterior.
2. Calendari d'implementació
El sistema s'implementarà gradualment:
- A partir de l'1 de gener de 2026: Obligatori per a tothom empreses i les empreses subjectes a Impost de societats.
- A partir de l'1 de juliol de 2026: obligatori per a treballadors per compte propi i persones físiques que exerceixen una activitat econòmica.
Aquestes dates marquen un punt d'inflexió: a partir d'aleshores, qualsevol programari utilitzat per generar factures ha de complir les especificacions VeriFactu, o les factures ja no seran vàlides a efectes fiscals.
3. Sancions i conseqüències
L'incompliment de la normativa no és cap qüestió trivial. Les sancions poden ascendir a 50.000 € per any financer, especialment quan s'utilitza programari que permet ocultar vendes o alterar registres. Més enllà de la multa, el risc reputacional i la possible pèrdua de confiança dels clients o proveïdors poden tenir un impacte financer encara més gran.
Serà encara possible emetre factures amb Excel o Word a partir del 2026?
La pregunta més comuna entre els autònoms i les petites empreses és, senzillament: Ja no serà possible emetre factures amb Excel o Word?
La resposta oficial, segons el resolució vinculant V2653-24 de Direcció General de Fiscalitat (publicat el 27 de desembre de 2024), és que Encara es podran utilitzar, però només sota condicions molt específiques. La clau rau en com s'utilitzen aquestes eines.
1. Usos permesos: facturació manual sense automatització
Excel o Word continuaran sent adequats si s'utilitzen simplement com a eina per a l'elaboració o la mecanografia, sense cap mena d'automatització ni processament de dades. Això inclou els escenaris següents:
- S'utilitzen com a “escriptora digital”, per introduir els detalls i generar una factura individual.
- No s'utilitzen macros, fórmules o plantilles amb càlculs.
- no es generen Registres estructurats o informes de facturació automatitzats.
- Les factures no s'emmagatzemen en bases de dades o sistemes que permetin la cerca o l'ordenació.
- No es generen automàticament Registres d'IVA, registres de l'impost sobre la renda o formularis fiscals.
En aquest context, Excel o Word no es consideren un Sistema d'Facturació Informatitzat (SIF) i per tant, no estan subjectes als requisits de VeriFactu.
Aquesta opció és especialment útil per als professionals que emeten Només unes quantes factures a l'any, com ara consultors, terapeutes o professionals autònoms en sectors amb una baixa rotació.
2. Usos prohibits: automatització o gestió estructurada
D'altra banda, quan s'utilitzen l'Excel o el Word com a eina de gestió —i no només l'escriptura—es consideren automàticament com un SIF, cosa que significa complir tots els requisits tècnics de VeriFactu. Això s'aplica en els casos següents:
- es generen sèrie de factures automàtica o numeració enllaçada.
- S'utilitzen macros o plantilles intel·ligents que calculen totals o IVA.
- Són creats informes o llistes automàtics per a finalitats fiscals o comptables.
- Les factures s'emmagatzemen en carpetes organitzades o en bases de dades.
- Els fitxers estan vinculats a programari de comptabilitat, CRM o ERP.
En aquestes situacions, l'Excel o el Word deixen de ser meres eines d'oficina i es converteixen en un sistema de facturació automatitzat, que requereix el seu certificació segons l'estàndard VeriFactu.
3. Implicacions pràctiques
En la pràctica, això divideix els usuaris en dos grups:
- Treballadors autònoms amb poca facturació, que encara podrà utilitzar l'Excel o el Word manualment, tot i que amb certes limitacions.
- Empreses de mida mitjana i gran i treballadors autònoms, per a qui l'automatització ja és una part essencial del procés, i que haurà de migrar a programari certificat abans del 2026.
El llindar no està determinat per la mida de l'empresa, sinó pel grau d'automatització. En altres paraules: si el teu Excel “fa el pensament per tu”, HM Revenue & Customs el considera un sistema de facturació i, per tant, ha de complir amb VeriFactu.
Els requisits tècnics de VeriFactu i les seves implicacions pràctiques
El sistema VeriFactu No és un programa de facturació en si mateix, sinó més aviat un conjunt d'especificacions tècniques que tot el programari de facturació ha de complir per ser considerat vàlid per l'Agència Tributària. El seu objectiu és garantir que cada factura sigui Únic, rastrejable i immutable, eliminant així qualsevol possibilitat de manipulació posterior.
1. Característiques tècniques clau de l'estàndard VeriFactu
El Reglamentacions sobre sistemes d'emissió de factures informatitzades (SIF) estableix els requisits mínims que han de complir els programes compatibles amb VeriFactu:
- Registre estructurat en format XML:
Cada factura ha de generar un fitxer XML que contingui camps estandarditzats (detalls de l'emitent i del receptor, imports, impostos, dates, etc.). Aquest format estandarditzat permet a les autoritats fiscals processar les dades automàticament i ajuda a prevenir malinterpretacions. - Cadena de hash:
Cada registre inclou l'empremta digital (codi hash) de l'anterior, que crea un cadena immutable de factures. Si una factura s'elimina o es modifica, la seqüència es trenca, deixant un rastre immediat de l'alteració. - Diari d'esdeveniments:
El sistema ha de registrar totes les accions significatives: la creació de factures, les modificacions, les aturades del sistema o les cancel·lacions. Aquests registres garanteixen la plena traçabilitat del procés. - Codi QR verificable:
Cada factura ha d'incloure un codi QR que permeti a qualsevol tercer verificar-ne l'autenticitat directament al lloc web de l'AEAT. - Inviolabilitat i preservació:
Les factures no es poden modificar un cop emeses. El programari ha de permetre exportar i conservar registres per a com a mínim De 4 a 6 anys, d'acord amb la legislació fiscal vigent. - Declaració de conformitat del fabricant:
Els desenvolupadors han de presentar una declaració a l'Agència Tributària Espanyola (AEAT) certificant que el seu programari compleix tots els requisits tècnics i de seguretat establerts en la normativa.
2. Què significa això per a les empreses i els autònoms
Implementar el programari VeriFactu no és només una qüestió tècnica: implica un canvi operatiu de gran abast en la manera com treballem.
- Els sistemes de comptabilitat, facturació i ERP han d'estar integrats per generar registres compatibles i estructurats.
- Els departaments fiscals hauran de familiaritzar-se amb l'exportació d'XML i la verificació de hash.
- Els departaments d'auditoria interna i les firmes comptables han d'actualitzar els seus procediments per revisar la traçabilitat i l'emmagatzematge de dades.
En resum, VeriFactu Millora la transparència a nivell estructural. Cada factura serà un enllaç verificable en una cadena que les autoritats fiscals podran revisar sense dependre de declaracions manuals o de registres comptables compilats retrospectivament.
3. Multes i responsabilitats
El incompliment El no compliment dels requisits pot comportar sancions de fins a 50.000 € per any financer, especialment si es detecta l'ús de programari d“”ús dual» o factures no registrades.
A més, els fabricants de programari també són responsables davant les autoritats si no compleixen les normes de certificació, la qual cosa introdueix un nivell addicional de control i confiança al mercat.
Opcions disponibles: l'aplicació gratuïta de l'AEAT i les solucions de tercers aprovades
Amb el llançament de VeriFactu a tocar, tant l'un com l'altre Agència Tributària Espanyola (AEAT) Tant el sector públic com el privat han elaborat diverses opcions per ajudar els autònoms i les empreses a complir amb les noves regulacions. L'elecció del sistema més adequat dependrà de rotació, el grau d'automatització i el capacitat tecnològica de cada negoci.
1. L'aplicació gratuïta de l'AEAT
L'octubre de 2025, l'Agència Tributària va llançar el seu aplicació de facturació gratuïta compatible amb VeriFactu, disponible a partir del Portal en línia de l'AEAT. Aquesta és una eina oficial que permet generar factures d'acord amb la normativa, amb l'avantatge de ser totalment gratuït i sense necessitat d'una instal·lació complicada.
Característiques clau
- Et permet emetre factures electròniques una per una mitjançant un formulari web.
- Cada factura s'envia automàticament als servidors de l'AEAT, garantint-ne la traçabilitat.
- Cumplimenta tots els requisits tècnics de l'estàndard VeriFactu (registre XML, cadena de hash, codi QR, etc.).
- Està dissenyat per a treballadors per compte propi i petites empreses amb un nombre reduït de factures mensuals.
Limitacions
Malgrat la seva utilitat, aquesta solució té limitacions clares:
- No permet automatitzar processos ni integrar dades amb programari de comptabilitat.
- No inclou característiques com ara gestió d'estocs, conciliació bancària o informes financers.
- No és escalable per a empreses amb un alt volum de negoci.
- El procés encara és manual, la qual cosa pot resultar ineficient a mitjà termini.
En resum, l'aplicació gratuïta de l'AEAT és un solució bàsica de compliment normatiu, ideal per a professionals amb un baix volum de negoci o per a empreses que busquen adaptar-se temporalment mentre consideren una solució privada més sòlida.
2. Programari propietari certificat: l'opció professional
Les empreses amb un volum més elevat de transaccions o aquelles que ja confien en sistemes comptables integrats hauran d'anar un pas més enllà: adoptar un programari propietari aprovat d'acord amb l'estàndard VeriFactu.
Beneficis clau
- Automatització completa del procés de facturació.
- Integració amb els mòduls de comptabilitat, tresoreria i gestió de vendes.
- Generació automàtica de llibres fiscals, informes i formularis fiscals.
- Compliment garantit dels requisits tècnics del reglament.
- Més eficiència operativa i una reducció de l'error humà.
Certificació i requisits
Per ser reconegut com a compatible amb VeriFactu, el programari ha de:
- Incorpora tots els mecanismes d'integritat de dades, traçabilitat i registre estructurat requerits per l'Agència Tributària Espanyola (AEAT).
- Genera fitxers XML d'acord amb el format oficial.
- Conserveu els registres durant el període de conservació legal.
- Inclou un declaració del fabricant, per garantir que compleix els requisits tècnics.
Les principals plataformes del mercat—com ara Holded, Quipu, Billin, Alegra i Cegid—ja estan treballant en versions certificades, i moltes n'ofereixen esquemes específics per als treballadors per compte propi amb tarifes rebaixades o versions basades en el núvol.
3. Elecció estratègica: curt termini vs. llarg termini
La decisió d'utilitzar l'aplicació gratuïta o el programari propietari dependrà de les perspectives a llarg termini de l'empresa:
- Si el volum de factures és molt baix i si el procés continua sent manual, l'eina de l'AEAT serà suficient.
- Si l'empresa està buscant Escalar o automatitzar processos, és aconsellable invertir ara en el programari certificat VeriFactu.
A mitjà termini, la digitalització no serà una opció sinó un condició necessària per mantenir-se competitiu i evitar penalitzacions.
Excepcions i exclusions de VeriFactu
Tot i que les noves normatives de facturació seran obligatòries per a la majoria d'empreses i autònoms, la Reglamentacions sobre sistemes d'emissió de factures informatitzades (SIF) exposa una sèrie de casos excepcionals que estan exempts de l'obligació d'adoptar VeriFactu. Aquestes excepcions es basen en criteris de proporcionalitat i coherència amb altres règims fiscals existents.
1. Empreses subjectes al règim d'informació immediata (SII)
Les organitzacions incloses en el SII —generalment grans empreses i grups que presenten les seves declaracions d'IVA en temps real— ja estan integrats en un sistema per a la presentació automàtica dels registres de facturació a l'Agència Tributària.
Per tant, No han de complir l'obligació dues vegades. mitjançant VeriFactu, ja que el seu nivell de compliment fiscal és equivalent o superior al de VeriFactu.
2. Usuaris de TicketBAI al País Basc
Empreses i treballadors autònoms que operen a les províncies basques (Àlaba, Biscaia i Guipúscoa) sota el sistema TicketBAI són també eximits d'utilitzar VeriFactu, ja que és un model de control equivalent, desenvolupat per les autoritats fiscals basques i totalment validat per l'Agència Tributària Espanyola (AEAT).
En aquests casos, TicketBAI i VeriFactu són sistemes mútuament reconeguts.
3. Treballadors per compte propi en règim de tarifa plana (avaluació objectiva)
Contribuents coberts pel sistema modular que No estan obligats a emetre factures També estan exclosos de VeriFactu. Si, per motius operatius o comercials, emeten qualsevol factura, poden continuar fent-ho. manualment o utilitzant programari no automatitzat, sempre que no s'utilitzi un sistema de facturació estructurat.
4. Activitats exemptes d'IVA
Certes activitats professionals o empresarials exemptes d'IVA —com ara serveis educatius o sanitaris específics— no estan obligades a complir VeriFactu, tret que adoptin voluntàriament un sistema de facturació electrònica.
5. Només facturació manual
Empreses o autònoms que emeten factures en paper o les produïdes íntegrament a mà (llibres de xecs, formularis o fins i tot màquines d'escriure) no estan subjectes a VeriFactu, ja que No utilitzeu un sistema de facturació informàtic..
Tanmateix, si en qualsevol moment digitalitzen el procés o comencen a mantenir registres electrònics, han de complir els requisits de la normativa.
6. Entitats que no estan obligades a emetre factures d'acord amb el Reglament de facturació
Alguns contribuents, a causa de la naturalesa de la seva activitat, No estan legalment obligats a emetre una factura.. En aquests casos, la normativa no els exigeix adoptar VeriFactu ni la facturació electrònica, tot i que poden fer-ho voluntàriament si volen millorar la traçabilitat o simplificar l'administració tributària.
Diferències entre VeriFactu i la facturació electrònica B2B
Una de les preguntes més habituals entre els empresaris i els autònoms és si VeriFactu i la facturació electrònica B2B són la mateixa cosa. La resposta és clara: No ho són, tot i que ambdues formen part del mateix procés de digitalització fiscal, que s'implementarà completament entre el 2026 i el 2027.
Ambdós conjunts de normatives es complementen mútuament, però regulen diversos aspectes del cicle de facturació.
1. Què regula VeriFactu
VeriFactu se centra en el programari de facturació i la seva relació amb l'Agència Tributària.
El seu objectiu és garantir que Cada factura emesa a través d'un sistema informàtic ha de ser completa, verificable i inalterable.. No regula el format de les factures ni com s'envien als clients, sinó que com es generen i s'enregistren internament.
Característiques principals de VeriFactu:
- Deriva del Llei 11/2021 i el Reial Decret 1007/2023.
- Controla el procés de Emissió i registre de factures, no el seu intercanvi.
- S'aplica a totes les transaccions: B2B, B2C i B2G (business-to-business, business-to-consumer i business-to-government).
- Força els sistemes informàtics a generar Registres XML estructurats i per incloure codi de barres, codis QR i traçabilitat completa.
- El següent entra en vigor: 1 de gener de 2026 per a les empreses i el 1 de juliol de 2026 per als autònoms.
2. Què regula la facturació electrònica B2B
El Factura electrònica B2B, per la seva banda, prové del Llei 18/2022, coneguda com la Llei “Crea i Creix”, i regula el format i el procés d'intercanvi factures entre empreses i professionals.
El seu objectiu és garantir que totes les transaccions entre empreses es gestionen de manera digital i en un format electrònic estructurat.
Característiques clau:
- Això s'aplica només a les transaccions entre empreses o autònoms (B2B).
- Exigeix que les factures s'emetin i es rebin en aquest format. electrònic estructurat (XML, UBL, Facturae, etc.).
- Té com a objectiu millorar la traçabilitat comercial i reduir els pagaments endarrerits.
- Està a l'espera del marc regulador final (la segona consulta pública va concloure l'abril de 2025).
- Entrarà en vigor de manera gradual:
- Empreses amb una facturació de més de 8 milions d'euros: un any després que es publiqués l'última ordre ministerial.
- Altres empreses i treballadors autònoms: dos anys més tard.
En aquest cas, no és el programari de radiodifusió el que està regulat, sinó la manera com les empreses intercanvien les seves factures electròniques.
3. En què es diferencien realment?
| Aparença | VeriFactu | Facturació electrònica B2B |
|---|---|---|
| Base jurídica | Llei 11/2021 i Reial Decret 1007/2023 | Llei 18/2022 “Crea i Creix” |
| Enfocament | Control fiscal de l'emissió i del registre | Digitalització de les transaccions entre empreses |
| Abast | Totes les transaccions (B2B, B2C, B2G) | Transaccions només entre professionals o empreses |
| Format requerit | XML intern amb hash, codi QR i traçabilitat | XML, UBL o Facturae com a format d'intercanvi |
| Objectiu | Prevenir el frau i garantir la integritat | Promoció de la digitalització i reducció dels pagaments endarrerits |
| Termini | 2026 (gener i juliol) | 2026–2027 (segons la mida de l'empresa) |
4. Una transició inevitable
VeriFactu i la facturació electrònica B2B són dues cares de la mateixa moneda: un enfocat en inspecció fiscal, i l'altre a la eficiència empresarial.
Mentre que VeriFactu garanteix que cada factura sigui fiable des del principi, la factura electrònica B2B garantirà que la transmissió entre empreses també sigui fiable, creant un ecosistema fiscal. 100 % – digital i verificable.
Consells pràctics per als autònoms i les pimes
El llançament de VeriFactu i el requisit imminent de facturació electrònica B2B marquen l'inici del final de la facturació tradicional. Tot i que el canvi pot semblar complex, amb una planificació adequada esdevé una oportunitat per a modernitzar processos, reduir errors i millorar l'eficiència fiscal.
Aquestes són les principals recomanacions segons el tipus de negoci i el nivell de digitalització.
1. Si només emet unes poques factures a l'any
Si només emets unes quantes factures cada mes o trimestre, pots continuar utilitzant Excel o Word manualment, sempre que:
- No utilitzeu fórmules, macros ni automatitzacions.
- Introdueix els detalls un per un i genera cada factura per separat.
- No emmagatzemeu ni organitzeu factures electrònicament en una base de dades.
Tot i així, és aconsellable Comença a conèixer l'aplicació gratuïta de l'AEAT. En utilitzar-lo ara, podreu adaptar-vos sense cap estrès quan sigui obligatori. A més, podeu assegurar que les vostres factures ja compleixin el format exigit per les autoritats fiscals.
2. Si emet factures regularment o gestiona diversos clients
Per a les empreses amb operacions regulars, la facturació manual aviat ja no serà viable. En aquest cas, la millor estratègia és migrar gradualment cap al programari certificat per VeriFactu.
En triar-lo, assegura't que:
- El programa és aprovat oficialment per l'Agència Tributària Espanyola.
- Activar la generació i la retenció de registres XML d'acord amb la normativa.
- Si us plau, incloeu el declaració del fabricant.
- Proporcionar actualitzacions automàtiques a mesura que canviïn les normatives.
Adoptar el programari amb antelació us dona l'oportunitat de resoldre qualsevol problema, formar el vostre equip i evitar una crisi d'última hora el 2026.
3. No esperis fins a l'últim dia
Tant les empreses (gener de 2026) com els treballadors per compte propi (juliol de 2026) hauran de complir amb VeriFactu.
Deixar l'adaptació per a l'últim moment pot significar:
- Interrupcions en l'emissió de factures.
- Retards en el pagament o problemes amb els clients.
- Risc d'multes de fins a 50.000 € per any financer.
Planifiqueu la transició amb mesos d'antelació. redueix costos i estrès. A més, els qui s'adaptin primer obtindran un avantatge competitiu: un procés de facturació més àgil, auditat i fiable.
4. Consulteu el vostre assessor fiscal
Cada negoci té les seves particularitats. El que s'aplica a un treballador autònom en el règim de tarifa plana no és el mateix que per a una societat de responsabilitat limitada amb diversos empleats. Per tant, abans de prendre cap decisió:
- Comproveu el vostre cas específic amb un assessor fiscal o un comptable.
- Seleccioneu si formeu part de qualsevol exclusió o acords especials.
- Avaluï quin programari s'adapta millor a les seves operacions.
Un assessor que estigui al dia amb la normativa de VeriFactu us pot ajudar a evitar errors procedimentals que, per molt menors que semblin, poden comportar sancions importants.
5. Prepareu-vos també per a la transició a la facturació electrònica B2B.
Tot i que VeriFactu serà el primer pas, el Factura electrònica B2B arribarà poc després, probablement entre 2026 i 2027.
Per tant, és aconsellable començar a centrar-se ara en solucions que:
- Si us plau, permeti Enviar i rebre factures electròniques estructurades (XML, Facturae, UBL).
- Si us plau, faciliti el integració amb altres sistemes (ERP, CRM, bancs).
- Complir amb els estàndards de els requisits de seguretat i traçabilitat establerts en la normativa pròxima a aprovar-se.
En conclusió, la nostra recomanació és aprofitar el sistema Verifactu i utilitzar o bé l'aplicació gratuïta de facturació del Tresor o bé un paquet de programari comercial.
