A partir del 1 de enero de 2026, el sistema de facturación en España vivirá una transformación sin precedentes. Con la entrada en vigor del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y el despliegue del sistema VeriFactu, millones de autónomos y empresas deberán adaptar la forma en la que emiten sus facturas.
La medida busca reforzar el control fiscal y erradicar el uso de programas de “doble uso”, capaces de ocultar ingresos ante Hacienda.
Esta transición plantea una pregunta muy concreta para profesionales y pequeños negocios: ¿será posible seguir facturando con Excel o Word a partir de 2026? La respuesta, según la Dirección General de Tributos (consulta vinculante V2653-24), no es un “sí” ni un “no” rotundo, sino un depende del uso que se haga de estas herramientas.
Si se emplean de manera puramente manual, como simples procesadores de texto o hojas de cálculo sin automatización, su uso seguirá siendo válido. Sin embargo, cualquier función que implique procesamiento, almacenamiento o generación automatizada de datos exigirá cumplir los requisitos técnicos de VeriFactu.
El cambio va más allá de una obligación legal. Representa el paso definitivo hacia la digitalización total de la facturación en España, en un contexto donde la factura electrónica B2B también será obligatoria en los próximos años. Por eso, más que una imposición, la nueva normativa se perfila como una oportunidad para modernizar procesos, reducir errores y ganar trazabilidad.
Marco normativo: Ley Antifraude y el sistema VeriFactu
El nuevo marco regulador de la facturación en España se asienta sobre dos pilares legales: la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal —conocida como Ley Antifraude— y su desarrollo a través del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Ambas normas nacen con un objetivo claro: garantizar la integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros de facturación. En términos prácticos, esto significa que cada factura deberá quedar reflejada en un sistema que impida alteraciones, borrados o manipulaciones posteriores. El mensaje de Hacienda es inequívoco: la contabilidad digital debe ser transparente, verificable y trazable de extremo a extremo.
1. VeriFactu: el eje central del nuevo sistema
El Sistema VeriFactu es la herramienta que materializa este control. Se trata de un estándar técnico que los programas de facturación —tanto públicos como privados— deberán cumplir para ser considerados legales. Entre sus principales exigencias destacan:
- Registro estructurado de facturación: cada factura deberá generar un archivo XML con formato predefinido.
- Cadena de hash: cada registro incluirá la huella digital del anterior, creando una secuencia inalterable.
- Registro de eventos: toda acción relevante (creación, cancelación, cierre del programa) quedará anotada.
- Código QR obligatorio: permitirá verificar la autenticidad de la factura de forma inmediata.
- Inalterabilidad y conservación: los datos deberán mantenerse íntegros durante un periodo mínimo de 4 a 6 años.
En esencia, VeriFactu convierte cada factura en un documento fiscal trazable, sellado digitalmente, y evita cualquier manipulación posterior.
2. Calendario de implantación
El despliegue del sistema será gradual:
- Desde el 1 de enero de 2026: obligatorio para todas las sociedades y empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- Desde el 1 de julio de 2026: obligatorio para autónomos y personas físicas con actividad económica.
Estas fechas marcan un antes y un después: a partir de entonces, cualquier software que genere facturas deberá cumplir con las especificaciones VeriFactu o dejará de ser válido a efectos fiscales.
3. Sanciones y consecuencias
El incumplimiento del reglamento no es menor. Las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal, especialmente en casos de uso de programas que permitan ocultar ventas o modificar registros. Más allá de la multa, el riesgo reputacional y la posible pérdida de confianza de los clientes o proveedores pueden tener un impacto económico aún mayor.
¿Se puede seguir facturando con Excel o Word a partir de 2026?
La duda más extendida entre autónomos y pequeñas empresas es directa: ¿desaparecerá la posibilidad de emitir facturas con Excel o Word?
La respuesta oficial, según la consulta vinculante V2653-24 de la Dirección General de Tributos (publicada el 27 de diciembre de 2024), es que sí se podrán seguir utilizando, pero solo bajo condiciones muy concretas. La clave está en cómo se usen estas herramientas.
1. Usos permitidos: facturación manual sin automatización
Excel o Word seguirán siendo válidos si se emplean como una mera herramienta de redacción o mecanografía, sin ningún tipo de automatización ni tratamiento de datos. Esto incluye los siguientes supuestos:
- Se utilizan como una “máquina de escribir digital”, para introducir los datos y generar una factura de forma individual.
- No se emplean macros, fórmulas automáticas o plantillas con cálculos.
- No se generan registros estructurados ni listados automáticos de facturación.
- No se conservan las facturas en bases de datos o sistemas que permitan búsqueda o clasificación.
- No se elaboran automáticamente libros de IVA, IRPF o modelos fiscales.
En este contexto, Excel o Word no se consideran un Sistema Informático de Facturación (SIF) y, por tanto, no están sujetos a las exigencias de VeriFactu.
Esta opción resulta especialmente práctica para profesionales que emiten pocas facturas al año, como consultores, terapeutas o autónomos en actividades con baja frecuencia de facturación.
2. Usos no permitidos: automatización o gestión estructurada
En cambio, cuando Excel o Word se utilizan como una herramienta de gestión —y no solo de escritura—, pasan automáticamente a ser considerados un SIF, lo que implica cumplir todos los requisitos técnicos de VeriFactu. Esto sucede en los siguientes casos:
- Se generan series automáticas de facturas o numeraciones vinculadas.
- Se usan macros o plantillas inteligentes que calculan totales o IVA.
- Se crean listados o informes automáticos para control fiscal o contable.
- Se almacenan facturas en carpetas estructuradas o bases de datos.
- Se vinculan los ficheros a programas de contabilidad, CRM o ERP.
En estas situaciones, Excel o Word dejan de ser simples herramientas ofimáticas para convertirse en un sistema de facturación automatizado, lo que exige su certificación bajo el estándar VeriFactu.
3. Implicaciones prácticas
En la práctica, esto divide a los usuarios en dos grupos:
- Autónomos de baja facturación, que podrán seguir usando Excel o Word manualmente, aunque con limitaciones.
- Empresas y autónomos con volumen medio o alto, para quienes la automatización ya es parte esencial del proceso, y que deberán migrar a un software certificado antes de 2026.
El umbral no está marcado por el tamaño de la empresa, sino por el nivel de automatización. Dicho de otro modo: si tu Excel “piensa por ti”, Hacienda lo considera un sistema de facturación, y por tanto, debe cumplir VeriFactu.
Requisitos técnicos de VeriFactu y sus implicaciones prácticas
El sistema VeriFactu no es un programa de facturación en sí mismo, sino un conjunto de especificaciones técnicas que todo software de facturación deberá cumplir para considerarse válido ante la Agencia Tributaria. Su objetivo es asegurar que cada factura sea única, trazable e inalterable, eliminando cualquier posibilidad de manipulación posterior.
1. Elementos técnicos clave del estándar VeriFactu
El Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) detalla los requisitos mínimos que deben incorporar los programas compatibles con VeriFactu:
- Registro estructurado en formato XML:
Cada factura debe generar un archivo XML con campos normalizados (identificación del emisor y receptor, importes, impuestos, fechas, etc.). Este formato estandarizado facilita la lectura automática por parte de Hacienda y evita errores de interpretación. - Cadena de hash:
Cada registro incluye la huella digital (hash) del anterior, lo que crea una cadena inalterable de facturas. Si una factura se elimina o modifica, la secuencia se rompe, dejando rastro inmediato de manipulación. - Registro de eventos:
El sistema debe registrar todas las acciones significativas: creación de facturas, modificaciones, cierres del programa o cancelaciones. Estos logs garantizan trazabilidad total del proceso. - Código QR verificable:
Cada factura deberá incluir un código QR que permita a cualquier tercero verificar su autenticidad directamente en la sede electrónica de la AEAT. - Inalterabilidad y conservación:
Las facturas no pueden modificarse una vez emitidas. El software debe permitir exportar y conservar los registros durante al menos 4 a 6 años, conforme a la normativa fiscal vigente. - Declaración responsable del fabricante:
Los desarrolladores deberán presentar una declaración ante la AEAT que acredite que su software cumple todos los requisitos técnicos y de seguridad exigidos por el reglamento.
2. Qué implica para las empresas y autónomos
Adoptar un software VeriFactu no se limita a una cuestión técnica: implica un cambio operativo profundo en la forma de trabajar.
- Los sistemas contables, de facturación y ERP deberán integrarse para generar registros estructurados compatibles.
- Los departamentos fiscales deberán familiarizarse con la exportación XML y el control del hash.
- Las auditorías internas y los despachos de asesoría contable deberán actualizar sus procedimientos para revisar trazabilidad y almacenamiento.
En resumen, VeriFactu eleva la transparencia a nivel estructural. Cada factura será un eslabón verificable en una cadena que Hacienda podrá revisar sin depender de declaraciones manuales o libros contables elaborados a posteriori.
3. Sanciones y responsabilidades
El incumplimiento de los requisitos puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, especialmente si se detecta el uso de software “de doble uso” o facturas no registradas.
Además, los fabricantes de software también responden ante la Administración si no cumplen las normas de certificación, lo que introduce una capa adicional de control y confianza en el mercado.
Alternativas disponibles: aplicación gratuita de la AEAT y soluciones privadas homologadas
Con la implantación de VeriFactu a la vuelta de la esquina, tanto la Agencia Tributaria (AEAT) como el sector privado han preparado distintas opciones para que autónomos y empresas cumplan con la nueva normativa. La elección del sistema más adecuado dependerá del volumen de facturación, el grado de automatización y la capacidad tecnológica de cada negocio.
1. La aplicación gratuita de la AEAT
En octubre de 2025, la Agencia Tributaria lanzó su aplicación gratuita de facturación adaptada a VeriFactu, disponible desde la Sede Electrónica de la AEAT. Se trata de una herramienta oficial que permite generar facturas conformes al reglamento, con la ventaja de ser completamente gratuita y sin necesidad de instalación compleja.
Características principales
- Permite emitir facturas electrónicas una a una mediante un formulario web.
- Cada factura se envía automáticamente a los servidores de la AEAT, garantizando su trazabilidad.
- Cumple con todos los requisitos técnicos del estándar VeriFactu (registro XML, cadena de hash, QR, etc.).
- Está diseñada para autónomos y pequeñas empresas con un número reducido de facturas mensuales.
Limitaciones
A pesar de su utilidad, esta solución presenta limitaciones claras:
- No permite automatizar procesos ni integrar datos con programas contables.
- No incluye funciones de gestión de stock, conciliación bancaria o informes financieros.
- No es escalable para negocios con alto volumen de facturación.
- El proceso sigue siendo manual, lo que puede resultar ineficiente a medio plazo.
En resumen, la aplicación gratuita de la AEAT es una solución de cumplimiento básico, ideal para profesionales con baja facturación o negocios que busquen adaptarse de forma temporal mientras valoran una solución privada más robusta.
2. Software privado homologado: la alternativa profesional
Las empresas con mayor volumen de operaciones o que ya dependen de sistemas contables integrados necesitarán dar un paso más: adoptar un software privado homologado bajo el estándar VeriFactu.
Ventajas clave
- Automatización total del proceso de facturación.
- Integración con módulos contables, de tesorería y de gestión comercial.
- Generación automática de libros fiscales, informes y modelos tributarios.
- Cumplimiento garantizado de los requisitos técnicos del reglamento.
- Mayor eficiencia operativa y reducción de errores humanos.
Certificación y requisitos
Para ser reconocido como compatible con VeriFactu, el software debe:
- Incorporar todos los mecanismos de inalterabilidad, trazabilidad y registro estructurado exigidos por la AEAT.
- Generar archivos XML según el formato oficial.
- Mantener los registros durante el periodo legal de conservación.
- Incluir una declaración responsable del fabricante, que garantice su adecuación técnica.
Las principales plataformas del mercado —como Holded, Quipu, Billin, Alegra o Cegid— ya trabajan en versiones homologadas, y muchas ofrecen planes específicos para autónomos con tarifas reducidas o versiones en la nube.
3. Elección estratégica: corto plazo vs. largo plazo
La decisión entre usar la aplicación gratuita o un software privado dependerá del horizonte del negocio:
- Si el volumen de facturas es muy bajo y la gestión se mantiene manual, la herramienta de la AEAT será suficiente.
- Si el negocio busca crecer o automatizar procesos, conviene invertir en un software VeriFactu homologado desde ahora.
A medio plazo, la digitalización no será una opción sino una condición necesaria para mantener la competitividad y evitar sanciones.
Excepciones y exclusiones de VeriFactu
Aunque la nueva normativa de facturación será obligatoria para la mayoría de empresas y autónomos, el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) establece una serie de casos excepcionales que quedan fuera de la obligación de adoptar VeriFactu. Estas excepciones responden a criterios de proporcionalidad y coherencia con otros regímenes fiscales ya existentes.
1. Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII)
Las entidades incluidas en el SII —generalmente grandes empresas y grupos que presentan el IVA en tiempo real— ya están integradas en un sistema de envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Por tanto, no tienen que duplicar la obligación mediante VeriFactu, ya que su nivel de control fiscal es equivalente o superior.
2. Usuarios de TicketBAI en el País Vasco
Las empresas y autónomos que operan en territorios forales (Álava, Bizkaia y Gipuzkoa) bajo el sistema TicketBAI también están exentos de aplicar VeriFactu, al tratarse de un modelo de control equivalente, desarrollado por las haciendas vascas y plenamente validado por la AEAT.
En estos casos, TicketBAI y VeriFactu son sistemas mutuamente reconocidos.
3. Autónomos en régimen de módulos (estimación objetiva)
Los contribuyentes acogidos al régimen de módulos que no están obligados a emitir facturas también quedan excluidos de VeriFactu. Si, por razones operativas o comerciales, emiten alguna factura, podrán seguir haciéndolo en formato manual o con programas no automatizados, siempre que no se use un sistema de facturación estructurado.
4. Actividades exentas de IVA
Determinadas actividades profesionales o empresariales exentas de IVA —como servicios educativos o sanitarios específicos— no están obligadas a cumplir VeriFactu, salvo que voluntariamente adopten un sistema de facturación electrónica.
5. Facturación exclusivamente manual
Las empresas o autónomos que emiten facturas en papel o mediante medios puramente manuales (talonarios, formularios o incluso máquina de escribir) no están sujetos a VeriFactu, ya que no utilizan un sistema informático de facturación.
Sin embargo, si en algún momento digitalizan el proceso o empiezan a conservar registros electrónicos, deberán cumplir las exigencias del reglamento.
6. Sujetos no obligados a facturar según el Reglamento de Facturación
Algunos contribuyentes, por la naturaleza de sus operaciones, no tienen obligación legal de emitir factura. En estos casos, la norma no les impone la adopción de VeriFactu ni la factura electrónica, aunque pueden hacerlo voluntariamente si desean mejorar la trazabilidad o facilitar la gestión fiscal.
Diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica B2B
Una de las dudas más comunes entre empresarios y autónomos es si VeriFactu y la factura electrónica B2B son lo mismo. La respuesta es clara: no lo son, aunque ambas forman parte del mismo proceso de digitalización fiscal que se consolidará entre 2026 y 2027.
Ambas normativas se complementan, pero regulan aspectos distintos del ciclo de facturación.
1. Qué regula VeriFactu
VeriFactu está centrado en el software de facturación y su relación con la Agencia Tributaria.
Su propósito es garantizar que toda factura emitida mediante un sistema informático sea íntegra, verificable e inalterable. No regula el formato de las facturas ni cómo se envían a los clientes, sino cómo se generan y registran internamente.
Puntos clave de VeriFactu:
- Deriva de la Ley 11/2021 y del Real Decreto 1007/2023.
- Controla el proceso de emisión y registro de facturas, no su intercambio.
- Se aplica a todas las operaciones: B2B, B2C y B2G (entre empresas, con particulares o con administraciones).
- Obliga a los sistemas informáticos a generar registros XML estructurados y a incluir hash, QR y trazabilidad completa.
- Entra en vigor el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos.
2. Qué regula la factura electrónica B2B
La factura electrónica B2B, por su parte, nace de la Ley 18/2022, conocida como Ley “Crea y Crece”, y regula el formato y el proceso de intercambio de facturas entre empresas y profesionales.
Su objetivo es lograr que todas las relaciones comerciales entre empresas se gestionen digitalmente y en un formato electrónico estructurado.
Características principales:
- Afecta únicamente a operaciones entre empresas o autónomos (B2B).
- Obliga a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado (XML, UBL, Facturae, etc.).
- Busca mejorar la trazabilidad comercial y reducir la morosidad en pagos.
- Está pendiente del desarrollo reglamentario final (segunda consulta pública cerrada en abril de 2025).
- Su entrada en vigor será escalonada:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: un año después de publicarse la orden ministerial definitiva.
- Resto de empresas y autónomos: dos años después.
En este caso, lo que se regula no es el software de emisión, sino la forma en que las empresas intercambian sus facturas electrónicas.
3. En qué se diferencian realmente
| Aspecto | VeriFactu | Factura electrónica B2B |
|---|---|---|
| Base legal | Ley 11/2021 y RD 1007/2023 | Ley 18/2022 “Crea y Crece” |
| Enfoque | Control fiscal de la emisión y registro | Digitalización del intercambio entre empresas |
| Ámbito | Todas las operaciones (B2B, B2C, B2G) | Solo operaciones entre profesionales o empresas |
| Formato exigido | XML interno con hash, QR y trazabilidad | XML, UBL o Facturae como formato de intercambio |
| Objetivo | Evitar el fraude y garantizar integridad | Fomentar la digitalización y reducir morosidad |
| Plazos | 2026 (enero y julio) | 2026–2027 (según tamaño de empresa) |
4. Una transición inevitable
VeriFactu y la factura electrónica B2B son dos caras de la misma moneda: una orientada al control fiscal, y la otra a la eficiencia empresarial.
Mientras VeriFactu asegura que cada factura sea fiable desde su origen, la factura electrónica B2B garantizará que la transmisión entre empresas también lo sea, creando un ecosistema fiscal 100 % digital y verificable.
Recomendaciones prácticas para autónomos y pymes
La entrada en vigor de VeriFactu y la inminente obligación de la factura electrónica B2B marcan el principio del fin de la facturación tradicional. Aunque el cambio puede parecer complejo, con una planificación adecuada se convierte en una oportunidad para modernizar procesos, reducir errores y ganar eficiencia fiscal.
Estas son las principales recomendaciones según el tipo de negocio y nivel de digitalización.
1. Si emites pocas facturas al año
Si apenas generas unas cuantas facturas mensuales o trimestrales, puedes seguir utilizando Excel o Word de forma manual, siempre que:
- No uses fórmulas, macros ni automatizaciones.
- Introduzcas los datos uno a uno y generes cada factura por separado.
- No almacenes ni clasifiques las facturas electrónicamente en una base de datos.
Aun así, es recomendable empezar a familiarizarte con la aplicación gratuita de la AEAT. Usarla desde ahora te permitirá adaptarte sin estrés cuando la obligación sea general. Además, podrás garantizar que tus facturas cumplen ya con la estructura que Hacienda exige.
2. Si emites facturas de manera frecuente o gestionas varios clientes
Para negocios con actividad regular, la facturación manual dejará pronto de ser viable. En este caso, la mejor estrategia es migrar gradualmente a un software certificado VeriFactu.
Al elegirlo, comprueba que:
- El programa esté homologado oficialmente por la AEAT.
- Permita generar y conservar registros XML conforme al reglamento.
- Incluya la declaración responsable del fabricante.
- Ofrezca actualizaciones automáticas conforme evolucione la normativa.
Adoptar el software con antelación te da margen para resolver incidencias, capacitar al equipo y evitar el colapso de última hora en 2026.
3. No esperes a la fecha límite
Tanto las empresas (enero de 2026) como los autónomos (julio de 2026) deberán cumplir con VeriFactu.
Dejar la adaptación para el último momento puede suponer:
- Interrupciones en la emisión de facturas.
- Retrasos en cobros o incidencias con clientes.
- Riesgo de sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio.
Planificar la transición con meses de antelación reduce costes y estrés. Los primeros en adaptarse, además, obtendrán una ventaja competitiva: una facturación más ágil, auditada y confiable.
4. Consulta con tu asesor fiscal
Cada negocio tiene matices. Lo que aplica a un autónomo en módulos no es igual que a una sociedad mercantil con varios empleados. Por eso, antes de tomar decisiones:
- Consulta tu caso concreto con un asesor fiscal o contable.
- Define si estás dentro de alguna exclusión o régimen especial.
- Evalúa qué software se adapta mejor a tu operativa.
Un asesor actualizado en la normativa VeriFactu puede ayudarte a evitar errores formales que, por pequeños que parezcan, pueden derivar en sanciones relevantes.
5. Prepara también la transición a la factura electrónica B2B
Aunque VeriFactu será el primer paso, la factura electrónica B2B llegará poco después, probablemente entre 2026 y 2027.
Por ello, conviene apostar desde ahora por soluciones que:
- Permitan emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas (XML, Facturae, UBL).
- Faciliten la integración con otros sistemas (ERP, CRM, bancos).
- Cumplan los estándares de seguridad y trazabilidad exigidos por la futura normativa.
Por concluir, nuestra recomendación es aprovechar las ventajas del sistema de verifactu y usar ya sea la aplicación de facturación gratuita de Hacienda o un software privado.
