La facturación electrónica, entendida como la emisión y recepción de facturas a través de medios electrónicos, ha ganado terreno significativamente en los últimos años. Inicialmente, su uso fue promovido para las transacciones con la Administración Pública, pero su aplicación se ha extendido gradualmente a las relaciones entre empresas (B2B).
Marco Legal
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas establece que todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. No obstante, su desarrollo reglamentario y consecuente aplicación han sido objeto de postergaciones.
Qué es una Factura Electrónica
Definición y Características
Una factura electrónica es aquella que se expide y se remite por medios electrónicos, excluyendo el papel. Debe garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de la información a través del uso de huellas digitales, códigos QR y firmas digitales.
Requisitos Técnicos
Las facturas electrónicas deberán ser emitidas mediante software certificado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y contendrán mecanismos para asegurar que la factura sea accesible durante al menos cuatro años. Un distintivo especial, “VeriFactu”, se empleará para las facturas que logren una verificación instantánea con la AEAT.
Adaptación Tecnológica y Desafíos
Preparando los Sistemas
Las empresas deben empezar a preparar sus sistemas informáticos para la facturación electrónica antes del 01/07/2025. Esto incluye no solo la emisión de facturas electrónicas, sino también la adecuación de los programas informáticos de facturación.
Facturación con la Administración Pública
Es importante notar que la emisión de facturas electrónicas ya es obligatoria en las transacciones con la Administración Pública, y no se ha visto afectada por estos aplazamientos. Las empresas deben prestar especial atención para no confundir esta obligación con las nuevas disposiciones para transacciones B2B.
Ventajas y Beneficios de la Facturación Electrónica
Eficiencia y Seguridad
La facturación electrónica ofrece una mayor celeridad y seguridad en el envío y recepción de facturas, eliminando los problemas asociados con el papel y los documentos adjuntos. Además, garantiza que solo el emisor y el receptor tienen acceso a la información.
Reducción de Costes
Se elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de facturas en papel, lo que conduce a un ahorro significativo en costes relacionados con el almacenamiento y el manejo de documentos físicos.
Trazabilidad y Reducción de Errores
La integración de la facturación electrónica asegura la trazabilidad y minimiza los errores humanos en la facturación, facilitando la automación de datos en sistemas de facturación y contabilidad.
Sanciones y Cumplimiento
Multas por Incumplimiento
Las empresas que incumplan con la obligación de emitir facturas electrónicas pueden enfrentarse a sanciones que van desde faltas menores hasta multas de hasta 10.000 euros. Es crucial para las empresas estar al tanto de las normativas vigentes para evitar estas multas.
Otras Regulaciones Relacionadas
Aparte de las sanciones por no emitir facturas electrónicas, las empresas deben cumplir con otros requisitos relacionados con la conservación y accesibilidad de las facturas, así como con las obligaciones fiscales y contables.
Retraso en la Obligación de Facturación Electrónica
Postergación Hasta 2026
Originalmente prevista para implementarse en periodos más tempranos, la obligación de facturación electrónica ha sido postergada hasta, al menos, 2026, para la mayoría de las pymes y micropymes. Este aplazamiento se debe a que aún no se ha aprobado el desarrollo reglamentario correspondiente.
Segmentación por Volumen de Facturación
Para las empresas y profesionales con una facturación anual superior a ocho millones de euros, la obligación comenzará un año después de la aprobación del reglamento. Para el resto de las empresas, la obligación se aplicará a los dos años de dicha aprobación, lo que implica que, de no aprobarse el reglamento en el corto plazo, la implementación no ocurrirá antes de 2026.
Conclusión
A pesar de los aplazamientos, es imperativo que las empresas comiencen a adaptar sus sistemas a la facturación electrónica de modo que cuando la normativa entre en vigor, estén completamente preparadas. La adopción de las herramientas adecuadas y la formación continua es crucial para una transición exitosa a este nuevo sistema de facturación.
