En este artículo, te ofrecemos una guía detallada sobre los gastos deducibles para autónomos, para que puedas maximizar tus deducciones y optimizar el pago de impuestos.
Conocer y entender los gastos deducibles permite a los autónomos reducir sus obligaciones fiscales de manera legal y eficiente. Maximizar estas deducciones puede significar un ahorro económico significante que contribuye al crecimiento y estabilidad del negocio.
Requisitos para que un gasto sea deducible
- Actividad económica: Para que un gasto sea considerado deducible, debe estar directamente relacionado con la actividad profesional del autónomo.
- Justificación del gasto: Es crucial contar con facturas y recibos detallados. Estos deben cumplir con los requisitos establecidos por la normativa fiscal, asegurando que el gasto sea legítimo y verificable.
- Registro contable: Todos los gastos deben estar registrados correctamente en los libros de contabilidad del autónomo. Esto no solo facilita la tributación, sino que también permite tener un control financiero adecuado.
Categorías de gastos deducibles
- Consumos de explotación: Esta categoría incluye materiales básicos y consumibles necesarios para el desarrollo de la actividad, como material de oficina, embalajes y otros consumibles.
- Sueldos y salarios: Incluye los pagos a empleados, además de dietas, retribuciones en especie, e indemnizaciones que deban pagarse por razones laborales.
- Cuota de autónomos: Las cuotas abonadas a la Seguridad Social son deducibles siempre que se justifiquen con extractos bancarios.
- Otros gastos de personal: Formación de empleados, seguros de accidentes laborales, y contribuciones a planes de pensiones son ejemplos de estos gastos.
- Arrendamientos y cánones: Se incluyen los alquileres de locales y oficinas, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) no relacionados con terrenos, solares u otros activos no amortizables.
Particularidades de los gastos deducibles
Suministros domésticos
- Condiciones: Si el autónomo trabaja desde su domicilio, puede deducir el 30% de los suministros de agua, luz, internet, etc., aplicable sobre el espacio dedicado a la actividad.
- Ejemplo práctico: En una casa de 100 metros cuadrados, si se dedica 10 metros cuadrados a la actividad profesional, se puede deducir el 30% de los suministros correspondientes a esos 10 metros cuadrados.
Desplazamientos y vehículos
Condiciones: Para determinados profesionales, el IVA deducible de los desplazamientos y vehículos puede alcanzar hasta el 50%. Además, se pueden deducir gastos como gasolina y mantenimiento.
Gastos permitidos: Gastos en gasolina, mantenimiento del vehículo, seguros, y peajes son algunos ejemplos.
Alquiler de vivienda habitual
Restricciones: Se necesita tener dos contratos distintos: uno para el alquiler de la vivienda y otro para el espacio destinado a la actividad.
Consideraciones: Los autónomos pueden enfrentar dificultades con los propietarios para obtener estos documentos, y Hacienda suele ser muy estricta en la revisión de estos casos.
Gastos específicos y adicionales
Servicios de profesionales independientes
Ejemplos: Honorarios de abogados, servicios de notarios, auditorías y comisiones de agentes comerciales.
Gastos por dietas de manutención
Límites: El autónomo puede deducir hasta 26,67 euros diarios cuando trabaja en España (48 euros en el extranjero). Si pernocta fuera, estos importes aumentan.
Reparaciones y conservación
Exclusiones: No son deducibles las ampliaciones o mejoras que se consideren una inversión a largo plazo.
Otros servicios exteriores
Inclusiones: Gastos en publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y otros servicios esenciales para la actividad.
Gastos que requieren precaución especial
Local u oficina en vivienda propia
- Notificación a Hacienda: Es necesario informar a Hacienda mediante los modelos 036 o 037 del porcentaje de la vivienda dedicado a la actividad profesional.
- Suministros: Solo se puede deducir el 30% de los suministros aplicable sobre la parte de la vivienda destinada al negocio.
Teléfono móvil
Requisitos: Es fundamental contar con líneas telefónicas diferenciadas para uso personal y profesional, para justificar correctamente el gasto.
Viajes y dietas
Documentación: Es necesario conservar facturas completas y detalladas que acrediten la naturaleza profesional de los gastos incurridos durante los viajes.
Gastos deducibles sin factura
En ocasiones puede pasar perfectamente que no tenemos una factura de un gasto que hemos asumido pero, debes saber que hay gastos que se pueden deducir sin necesidad de presentar una factura como por ejemplo las pólizas de seguros, indemnizaciones, formación del personal…
Pólizas de seguros:
– Seguros sanitarios y de vida: Este tipo de seguros son necesarios para garantizar la protección del autónomo ante situaciones de enfermedad o accidentes, y pueden ser deducidos. Es importante resaltar que existe un límite de deducción de 500 euros por persona en el núcleo familiar.
– Seguros de responsabilidad civil: Estos seguros protegen al autónomo ante posibles reclamaciones legales derivadas de su actividad profesional.
Salarios y cuotas a la Seguridad Social:
– Salarios de empleados : Puedes deducir los pagos realizados a tus empleados. Esta deducción incluye los sueldos, pagas extraordinarias, dietas y retribuciones en especie.
– Cuotas de autónomos : La cuota mensual de seguridad social que pagas por tu condición de trabajador autónomo es deducible. No necesitas una factura, aunque sí debe estar debidamente registrada en tu contabilidad, generalmente mediante extracto bancario.
Otros Gastos de Personal:
– Indemnizaciones y formación : Las indemnizaciones por despido, así como los gastos relacionados con la formación del personal, también pueden ser deducidos sin factura completa, siempre que estén justificadamente vinculados a la actividad empresarial.
Gastos Bancarios:
– Comisiones bancarias : Cualquier comisión relacionada con la operativa bancaria, como el mantenimiento de cuentas o comisiones por transferencias, es deducible sin la necesidad de una factura específica.
Gastos de Suministro en Vivienda:
– Parte proporcional de suministros (luz, agua, teléfono, internet) : Si trabajas desde casa y has afectado una parte de la vivienda a tu actividad, puedes deducir el 30% de los suministros de la parte proporcional del espacio utilizado para actividades profesionales. No es necesario una factura específica, pero debe estar registrado contablemente.
Tributos y Tasas Municipales:
– Impuestos locales : Impuestos como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) y las tasas de recogida de basura pueden deducirse aunque no tengas una factura. Lo esencial es que estén directamente vinculados a tu actividad y debidamente registrados.
Gastos fiscalmente no deducibles
No todos los gastos que un autónomo puede incurrir en el desarrollo de su actividad serán aceptados por Hacienda como por ejemplo los donativos, las multas y sanciones. A continuación, se detallan algunos ejemplos de gastos que no son deducibles fiscalmente:
Multas y Sanciones:
– Multas de tráfico: Si bien utilizas el vehículo para tu actividad profesional, las multas de tráfico o cualquier sanción administrativa no se consideran deducibles.
– Sanciones fiscales: Sanciones impuestas por la Agencia Tributaria, incluyendo recargos o intereses de demora por declaraciones presentadas fuera de plazo, no pueden deducirse.
Donativos y Liberalidades:
– Donaciones a entidades benéficas: Aunque los donativos pueden ser deducibles bajo ciertas condiciones en la declaración de la Renta para particulares, en el ámbito empresarial no se consideran un gasto deducible.
– Gastos de representación sin justificación: Entre éstos se incluyen regalos, actividades de entretenimiento y otros gastos de representación que no estén directamente relacionados con la obtención de ingresos.
Pérdidas del Juego:
– Pérdidas en el casino: Las cantidades perdidas en juegos de azar o apuestas no pueden considerarse como un gasto deducible a efectos fiscales, dado que no están asociadas directamente a la actividad profesional.
Gastos Realizados con Personas o Entidades Residentes en Paraísos Fiscales:
– Pagos a proveedores en paraísos fiscales : Si bien ciertos servicios pueden ser necesarios, los gastos que impliquen transacciones con entidades ubicadas en paraísos fiscales no serán deducibles a no ser que se justifique de manera clara y documentada que las operaciones son reales y están directamente relacionadas con tu actividad económica.
Gastos Personales:
– Gastos mixtos de uso personal y profesional : Si un gasto no es atribuible exclusivamente a la actividad empresarial, su deducibilidad será limitada o incluso nula. Por ejemplo, el almuerzo en el restaurante de tu barrio será considerado un gasto personal salvo que puedas justificarlo como una comida de negocios con factura correspondiente.
Tips para cuidar tus gastos deducibles
- Registros contables precisos: Mantén tu contabilidad siempre al día. Una contabilidad precisa no solo facilita la presentación de impuestos, sino que también ayuda a evitar posibles sanciones.
- Evitar abusos: No inflar los gastos innecesariamente. Esto puede resultar en inspecciones y sanciones que perjudiquen tu negocio.
